受付システムの導入

今回の物件は廊下から会社への入口ドアが2箇所あります。
1箇所は“STAFF ONLY”なのですが、メインの入口の顧客応対をどうするかを移転を考え始めた頃から検討していました。

というのも、今の事務所は玄関ドアの管理がセコム以外何も無いのです。
呼び鈴すらありません(笑)
訪問される方はドアをノックしていただくか、恐る恐るドアを開けて声をかけていただくスタイルです。
途中で呼び鈴を設置しようかと思ったこともあるのですが、さほど不便に感じたこともなかったのでそのまま時が過ぎてしまいました。

ただ、今回の物件はメインのドアを開けた先はラウンジとなっており、必ず人がいるわけではなくなります。
執務スペースまでの距離もあるし、今後のこと(Pマーク取得とか)を考えると入退室管理は必須だねとなりました。

本音を言えばTVインターホンみたいなものが一番手軽で簡単なのですが、入退室の記録を残すことを考えると別の方法になります。
まずはAkerunカギカンのようなスマートロックを検討しました。
どちらも設置は簡単なのですが、月額課金なので費用対効果や従業員の利便性をよく検討する必要があります。
後からいつでも始められるサービスなのでこちらは保留にしました。

そして、様々なサービスを比較検討した中で今回導入を決めたのはタブレットによる受付システムの導入です。
そのために受付用にする新たなiPadを1台購入してきました。

タブレットの受付システムって今いろんな種類があるのですね。
月額課金のサービスでもお試し期間があったり、ある条件までは無料で使えるものがあったりするのでとにかく気になるアプリをすべてダウンロードして触ってみました。

お客様をお迎えする流れや担当者に引き継ぐ流れは会社によって理想のオペレーションがあると思うので、本当は自社専用のシステムを作ってしまうのが良いのだと思います。
既存のサービスの場合どこかしら「ここがこうだったらなぁ」という箇所が出てきます。
あんどぷらす専用を作りたいところですが、今はそれどころじゃないほど開発部門が忙しそうなのでここにコソッとつぶやいておこう…

で、いろんなサービスを触った結果RECEPTIONISTを導入してみることにしました。
RECEPTIONISTはスタートトゥディさんも導入してるみたいです。

表示項目は管理画面の設定で変更できますが、とりあえず上記のような表示にしてみました。
事前に決まったアポイントには受付コードを発行しておくことで簡単に受付が完了します。

受付コードではなく、以下のように会社名を入れていただく形式も設定で選べます。

あんどぷらすではSlackと連携することで受付通知を担当者が受け取り、案内ができるように設定してました。

 

タブレットによる無人受付って東京の会社に訪問するとよく見かけるのですが、静岡の会社で導入している会社をまだ見たことがありません。
訪問していただくお客様、配送会社の方に受け入れられるかがちょっと心配です。
(タブレットに気づかずノックするかもなぁ。タブレット受付に気づかせるにはどうすればいいのかな‥配置の工夫?)

 

 

4か月前